Finanzkontrollen

Welche Kontrollen wir einsetzen, wem sie gehören, wann sie zuletzt geprüft wurden – und die zweite Unterschrift in einem manuellen Protokoll, welches die letzte verbleibende Kontrolle darstellt.

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Sicht Kontrollübersicht Das Rahmenwerk ist in einer Zeile pro Prozess dargestellt – wie viele Kontrollen, wie viele Schlüssel-, wie viele wirksame und wie viele wesentliche Schwachstellen vorliegen. Die Seite, die einem Prüfungsausschuss angezeigt wird. 12 SchritteOffen Aufzeichnungen Kontrollregister Welche Kontrollen wir einsetzen, wer für welche zuständig ist, wann sie zuletzt getestet wurden und was wir gegen fehlerhafte Kontrollen unternehmen. Das unterscheidet sich von einem Audit-Log, das Änderungen statt der Qualitätssicherung dokumentiert. 14 SchritteOffen Sicht Kontrolltests Ein Testergebnis ohne Angabe der Stichprobengröße ist eine Meinungsäußerung. Erst die Grundgesamtheit, die Stichprobe und die angewandte Methode machen es zu einem Beweis. 13 SchritteOffen Aufzeichnungen Mängel Die drei Stufen sind nicht synonym: Eine wesentliche Schwäche muss offengelegt werden. Ein Befund ohne Verantwortlichen und ohne Datum ist ein Befund, der nächstes Jahr erneut auftaucht. 13 SchritteOffen Aufzeichnungen Kontrollrahmen Das veröffentlichte Rahmenwerk, auf das sich eine Kontrollmaßnahme bezieht. Die Nennung von COSO macht eine Kontrollmaßnahme nicht wirksam; ein Wirtschaftsprüfer fragt jedoch, welche, und eine Kontrollmaßnahme, die keinem Rahmenwerk zugeordnet ist, wird von niemandem außerhalb des Unternehmens anerkannt. 12 SchritteOffen Sicht Kontenabstimmungen Die gesamte Disziplin besteht darin, die Differenz zwischen den abzugleichenden Elementen über einen längeren Zeitraum zu ermitteln: Eine Differenz, die seit elf Monaten besteht, ist keine zeitliche Differenz. 19 SchritteOffen Aufzeichnungen Abstimmung der Posten Eine Versöhnung ohne Erklärung und mit Unterschieden ist eine Zahl, die irgendjemand eingeben wird. 15 SchritteOffen Aufzeichnungen Versöhnungsrichtlinien Welche Konten werden abgeglichen, womit, wie oft und von wem? Die Konten, die niemand abgleicht, sind der Nährboden für Fehler, die sich jahrelang halten. 15 SchritteOffen Sicht Zeitschriftengenehmigungen Das zweite Augenpaar – die letzte Kontrollinstanz, sobald alle dokumentenbasierten Prozesse abgeschlossen sind. Niemals die Person, die die Anfrage gestellt hat. 19 SchritteOffen Aufzeichnungen Regeln für die Genehmigung von Zeitschriften Wenn ein manuelles Journal eine zweite Unterschrift erfordert, genügt ein einzelner Auslöser – das Überschreiten eines Schwellenwerts, eine Stornierung oder ein rückdatierter Eintrag –, da jeder für sich einen eigenständigen Prüfvorgang darstellt. 14 SchritteOffen Sicht Journal-Prüfprotokoll Jedes manuelle, rückdatierte, außerhalb der Geschäftszeiten erstellte oder gerundete Journal, mit Angabe des Genehmigungsstatus und der zugehörigen Periode. Jeder Eintrag stellt einen echten Prüfungspunkt dar; ein Journal mit vier Einträgen markiert den Ausgangspunkt für den Prüfer. 14 SchritteOffen Aufzeichnungen Zertifizierungen Ein Controller bestätigt mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Zahlen des Unternehmens. Eine Zertifizierung MIT Ausnahmen ist weitaus wertvoller als eine ohne – denn Zertifizierungen ohne Ausnahmen werden oft ungelesen unterzeichnet. 14 SchritteOffen

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