Reisekosten und Spesen
Was wurde tatsächlich gebucht, die dazugehörige Quittung, die bereits erfolgte Kartenbelastung und welche Buchungen sind prüfungsrelevant? Die Reise wird beantragt und der Anspruch im Supply Chain Management geltend gemacht.
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Die Bildschirme in diesem Regal
Aufzeichnungen
Spesenabrechnungen
Die gleichen Angaben, die Supply Chain auflistet, gelesen wie die Finanzabteilung sie liest: Was wurde ausgegeben, was wurde bereits mit der Karte bezahlt, was wurde durch einen Vorschuss abgedeckt, was ist noch ausstehend – und welche Posten sind einer Prüfung wert?
Offen
Aufzeichnungen
Ausgabenpositionen
Dass eine Rechnung, für die ein Beleg benötigt wurde, aber keiner vorliegt, ist der häufigste Grund für Rückfragen, so stellt es der Vorstand auch ganz klar fest.
Offen
Aufzeichnungen
Quittungen
Vor der Reklamation trifft der Beleg ein – fotografiert im Restaurant. Der abgelesene Text wird getrennt vom getippten aufbewahrt, sodass Abweichungen sichtbar sind. Der fotografische Fingerabdruck dient als kostengünstigste Duplikatsprüfung.
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Aufzeichnungen
Reisebuchungen
Was tatsächlich gebucht wurde, zum niedrigsten konformen Tarif – das einzig ehrliche Maß für die Einsparungen durch Reiserichtlinien, und eines, das fast niemand erfasst.
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Aufzeichnungen
Kartentransaktionen
Eine nicht zugeordnete Kreditkartenbelastung ist keine offene Forderung – es handelt sich um Geld, das ohne Erklärung verschwunden ist, und bei einer Firmenkreditkarte hat das Unternehmen es bereits bezahlt.
Offen
Aufzeichnungen
Ausgabenarten
Was kann geltend gemacht werden, welche Nachweise sind erforderlich und ist die Steuer überhaupt erstattungsfähig? Bei Unterhaltungskosten ist dies in der Regel nicht der Fall, und die Rückerstattung erfordert eine Steuerfestsetzung.
Offen
Aufzeichnungen
Kilometerpauschalen
Die gestaffelte Pauschale basiert darauf, dass in vielen Ländern 45 Pence für die ersten 10.000 Meilen und 25 Pence für jede weitere Meile üblich sind – die Anwendung des Pauschalbetrags auf alles führt zu Überzahlungen. Die Tagessätze sind im Bereich „Reisekosten“ unter „Lieferkette“ zusammengefasst.
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Sicht
Reiseausgaben
Vereinfachen Sie die Art und Weise, wie ein Reisemanager verhandelt: nach Anbieter, nach Route, nach Kabinenklasse, mit den Einsparungen gegenüber dem niedrigsten konformen Tarif.
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