Règle 4 : migrez les soldes que vous pouvez auditer, et non l’historique que vous ne pouvez pas. Chaque objet de migration se voit attribuer l’une des trois étendues, déterminée lors de la phase de découverte et consignée pour chaque objet — avec la raison — dans la feuille « Étendue de la migration » de l’outil. Ce choix détermine le registre des objets, le plan de simulation et la charge de travail de rapprochement.
| Portée | Ce que cela apporte | Quand |
|---|---|---|
| À compter de — la valeur par défaut | Données de base, postes non soldés et soldes d'ouverture à la date de basculement | Toujours |
| Période — facultative | Soldes pour une période antérieure à la transition, par exemple l'exercice financier en cours. | Uniquement lorsque cela est requis par un rapport ou une obligation légale |
| Archive — jamais migrée | L'historique détaillé reste accessible en lecture seule et interrogeable. | Toujours, pour tout ce qui est plus ancien |
Quels sont les chargements actuels et qu'est-ce qui le prouve ?
| Objet | Réconciliés contre |
|---|---|
| Données de référence — clients, fournisseurs, articles, employés, banques, registre des immobilisations | Nombre d'enregistrements, totaux de hachage des champs clés |
| Créances et dettes ouvertes | Âge des comptes clients/fournisseurs = le compte de contrôle du grand livre |
| Commandes de vente et d'achat ouvertes | Rapports d'ordres ouverts |
| Stock, par article et par entrepôt (lot / numéro de série le cas échéant) | Évaluation des stocks = Inventaire du grand livre |
| Actifs immobilisés — coût, amortissement, durée de vie restante | Registre des immobilisations = GL |
| Balance d'ouverture par compte, entité, dimension | Ligne par ligne de l'ancien TB — delta nul |
| Masse salariale cumulée depuis le début de l'année, si elle est en milieu d'année | Rapport cumulatif annuel sur la paie héritée |
Effectuez la transition en fin de période lorsque cela est possible. Le système Legacy clôture la période, la table de transfert d'ouverture est définitive et la première période TRANXACT démarre à zéro.
Trois niveaux de données périodiques
- P1 · Soldes mensuels (recommandé) — variation nette par compte, entité et dimension, une écriture par mois comptabilisée dans sa propre période. Fonctions de cumul annuel, de comparaison budget/réalisé et de données comparatives ; chaque mois est rapproché avec les données existantes.
- P2 · Journaux récapitulatifs — synthèses par centre de coûts, projet ou groupe de clients. Plus complets, toujours auditables, plus d'éléments à cartographier et à rapprocher ; exercice fiscal en cours uniquement.
- P3 · Transactions détaillées — documents rejoués. Une exception, généralement T-Plus, une décision du propriétaire du compte à rebours consignée dans le grand livre Fit. Son utilisation par défaut enfreint la règle 4, et l'archive existante répond déjà aux requêtes d'exploration.
Les données périodiques complexifient le rapprochement : chaque mois migré doit être rattaché aux données existantes. Limitez-vous à l’exercice fiscal en cours (ou comparable) et privilégiez les soldes mensuels aux transactions.
La séquence de chargement
L'ordre est déterminé par les dépendances : configuration → données de référence (banques, conditions, tarifs, entrepôts) → partenaires commerciaux → produits et personnel → actifs → postes non soldés → commandes en cours → stock → soldes (compte de caisse d'ouverture et soldes de période) → paie cumulée depuis le début de l'année. Un objet est considéré comme « prêt » uniquement lorsque son delta est nul lors de deux simulations consécutives.
Calderwood entre en production le 1er octobre, son exercice fiscal débutant le 1er janvier. Son directeur financier a besoin des rapports cumulatifs et des écarts budget/réalisé de TRANXACT en octobre. Par conséquent : tous les éléments sont considérés comme « à la date de référence », avec la balance de vérification au 30 septembre comme solde d’ouverture ; P1 ajoute neuf écritures de régularisation mensuelles, de janvier à septembre. Les factures à partir de 2024 restent archivées en lecture seule, où les auditeurs peuvent les consulter.
Essayez-le Le commissaire aux comptes de Calderwood souhaite analyser en détail une facture spécifique de mars 2026 à partir des données comparatives d'octobre. Les factures de mars doivent-elles être migrées (P3) ?
Non. L'analyse détaillée est assurée par les archives existantes, qui restent en lecture seule et interrogeables — il s'agit de la ligne « à la date du + archive » du tableau de périmètre. P3 enfreindrait la règle 4, multiplierait les rapprochements et relèverait, au mieux, d'une décision du responsable du compte à rebours T-Plus consignée dans le grand livre Fit.