नियम 4: ऑडिट किए जा सकने वाले बैलेंस को माइग्रेट करें, ऑडिट न किए जा सकने वाले इतिहास को नहीं। प्रत्येक माइग्रेशन ऑब्जेक्ट को तीन स्कोप में से एक मिलता है, जिसे डिस्कवर बाय डूइंग के दौरान तय किया जाता है और टूलकिट की माइग्रेशन स्कोप शीट में कारण सहित प्रत्येक ऑब्जेक्ट के लिए रिकॉर्ड किया जाता है। यह चुनाव ऑब्जेक्ट रजिस्टर, मॉक प्लान और रिकॉन्सिलिएशन वर्कलोड को निर्धारित करता है।
| दायरा | इससे क्या मिलता है | कब |
|---|---|---|
| दिनांक — डिफ़ॉल्ट | कटओवर तिथि पर मास्टर डेटा, खुले आइटम और प्रारंभिक शेष राशि | हमेशा |
| अवधि — वैकल्पिक | परिवर्तन से पहले की अवधि के शेष, उदाहरण के लिए, वर्तमान वित्तीय वर्ष के शेष। | केवल तभी जब किसी रिपोर्ट या वैधानिक आवश्यकता के अनुसार ऐसा करना अनिवार्य हो। |
| पुरालेख — कभी स्थानांतरित नहीं हुआ | डीप हिस्ट्री लेगेसी, रीड-ओनली और क्वेरी करने योग्य फॉर्मेट में रहती है। | हमेशा, हर पुरानी चीज़ के लिए |
वर्तमान भार क्या है, और इसे क्या साबित करता है
| वस्तु | के विरुद्ध सामंजस्य स्थापित किया |
|---|---|
| मास्टर डेटा — ग्राहक, विक्रेता, वस्तुएं, कर्मचारी, बैंक, परिसंपत्ति रजिस्टर | रिकॉर्ड की संख्या, कुंजी-फ़ील्ड हैश योग |
| खुले प्राप्य और देय | एआर/एपी एजिंग = जीएल नियंत्रण खाता |
| बिक्री और खरीद के खुले आदेश | ओपन ऑर्डर रिपोर्ट |
| स्टॉक, प्रति आइटम और गोदाम (लॉट/सीरियल जहां उपयोग किया गया हो) | स्टॉक मूल्यांकन = जीएल इन्वेंटरी |
| अचल संपत्तियां — लागत, मूल्यह्रास, शेष जीवन | परिसंपत्ति रजिस्टर = जीएल |
| खाता, इकाई और आयाम के अनुसार प्रारंभिक परीक्षण शेष | लेगेसी टीबी पंक्ति दर पंक्ति — शून्य डेल्टा |
| यदि मध्य वर्ष की बात हो तो वर्ष-दर-वर्ष का वेतन | लेगेसी पेरोल YTD रिपोर्ट |
जहां संभव हो, अवधि के अंत में स्विच ओवर करें। लेगेसी अवधि को बंद कर देती है, ओपनिंग TB अंतिम होती है, और पहली TRANXACT अवधि नए सिरे से शुरू होती है।
अवधि डेटा के तीन स्तर
- P1 · मासिक शेष (अनुशंसित) — प्रत्येक खाते, इकाई और आयाम के लिए शुद्ध गतिविधि, प्रति माह एक जर्नल प्रविष्टि, जो अपनी अवधि में पोस्ट की जाती है। वर्ष-दर-वर्ष, बजट बनाम वास्तविक और तुलनात्मक कार्य; प्रत्येक माह का मिलान पुराने रिकॉर्ड से किया जाता है।
- P2 · सारांश जर्नल — लागत केंद्र, परियोजना या ग्राहक समूह के अनुसार सारांश। अधिक विस्तृत, फिर भी लेखापरीक्षा योग्य, अधिक जानकारी का मिलान और सामंजस्य स्थापित करने की सुविधा; केवल चालू वित्तीय वर्ष के लिए।
- P3 · विस्तृत लेनदेन — पुनः प्रस्तुत दस्तावेज़। एक अपवाद, आमतौर पर T-Plus, फिट लेजर में दर्ज काउंटडाउन ओनर का निर्णय। यदि इसे डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किया जाता है तो यह नियम 4 का उल्लंघन करता है, और लेगेसी आर्काइव पहले से ही ड्रिल-डाउन का उत्तर देता है।
आवधिक डेटा से मिलान प्रक्रिया जटिल हो जाती है: प्रत्येक माइग्रेट किए गए महीने का मिलान पुराने डेटा से होना चाहिए। इसे वर्तमान (या तुलनात्मक) वित्तीय वर्ष तक सीमित रखें, और लेन-देन के बजाय मासिक शेष राशि को प्राथमिकता दें।
लोड अनुक्रम
निर्भरताएँ क्रम निर्धारित करती हैं: कॉन्फ़िगरेशन → संदर्भ मास्टर (बैंक, शर्तें, मूल्य सूची, गोदाम) → व्यावसायिक भागीदार → उत्पाद और लोग → परिसंपत्तियाँ → खुली वस्तुएँ → खुले ऑर्डर → स्टॉक → शेष (प्रारंभिक TB, साथ ही अवधि शेष) → वर्ष-दर-वर्ष वेतन। कोई ऑब्जेक्ट तभी "तैयार" माना जाता है जब दो लगातार मॉक में उसका डेल्टा शून्य हो।
कैल्डरवुड 1 अक्टूबर से कार्य शुरू करेगा और उसका वित्तीय वर्ष 1 जनवरी से शुरू होगा। कंपनी के मुख्य वित्तीय अधिकारी (CFO) को अक्टूबर में TRANXACT से वर्ष-दर-वर्ष और बजट-बनाम-वास्तविक रिपोर्ट चाहिए। इसलिए, सभी मदों के लिए दिनांक 30 सितंबर के ट्रायल बैलेंस को प्रारंभिक शेष के रूप में लिया जाएगा; P1 में जनवरी से सितंबर तक के नौ मासिक बैलेंस जर्नल जोड़े जाएंगे। 2024 के इनवॉइस रीड-ओनली लेगेसी आर्काइव में रहेंगे, जहां से ऑडिटर उन्हें क्वेरी करेंगे।
इसे अजमाएं कैल्डरवुड का ऑडिटर अक्टूबर के तुलनात्मक आंकड़ों से लेकर मार्च 2026 के एक विशिष्ट इनवॉइस तक की जानकारी प्राप्त करना चाहता है। क्या मार्च के इनवॉइस को माइग्रेट किया जाना चाहिए (P3)?
नहीं। ड्रिल-डाउन का उत्तर पुराने आर्काइव द्वारा दिया जाता है, जो केवल पढ़ने योग्य और क्वेरी करने योग्य रहता है — यानी स्कोप टेबल की "as-of + archive" पंक्ति। P3 नियम 4, मल्टीपल रिकॉन्सिलिएशन का उल्लंघन करेगा, और अधिक से अधिक, फिट लेजर में दर्ज T-Plus काउंटडाउन ओनर के निर्णय से संबंधित है।