Regel 4: Migrieren Sie prüfbare Salden, nicht unprüfbare historische Daten. Jedes Migrationsobjekt erhält einen von drei Bereichen, die während der Analysephase festgelegt und – mit Begründung – pro Objekt im Migrationsbereichsblatt des Toolkits dokumentiert werden. Diese Wahl bestimmt das Objektregister, den Simulationsplan und den Aufwand für den Abgleich.
| Umfang | Was es mit sich bringt | Wann |
|---|---|---|
| Stand heute – Standardeinstellung | Stammdaten, offene Posten und Anfangssalden zum Stichtag | Stets |
| Zeitraum — optional | Salden für einen Zeitraum vor der Umstellung, z. B. das laufende Geschäftsjahr | Nur wenn es ein Bericht oder eine gesetzliche Verpflichtung erfordert. |
| Archiv – nie migriert | Die detaillierte Historie bleibt im Legacy-Bereich erhalten, ist schreibgeschützt und abfragefähig. | Immer, für alles Ältere |
Was sind die aktuellen Lasten und was beweist es?
| Objekt | Versöhnt gegen |
|---|---|
| Stammdaten – Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter, Banken, Anlagenverzeichnis | Anzahl der Datensätze, Summe der Hashwerte der Schlüsselfelder |
| Offene Forderungen und Verbindlichkeiten | AR/AP-Fälligkeitsanalyse = das Hauptbuch-Kontrollkonto |
| Offene Verkaufs- und Einkaufsaufträge | Offene Auftragsberichte |
| Lagerbestand, pro Artikel und Lager (Charge/Seriennummer, falls verwendet) | Lagerbewertung = Hauptbuchbestand |
| Anlagevermögen – Anschaffungskosten, Abschreibung, Restnutzungsdauer | Anlagenregister = Hauptbuch |
| Eröffnungsbilanz pro Konto, Einheit, Dimension | Legacy TB Zeile für Zeile — Null-Delta |
| Lohnsumme seit Jahresbeginn, wenn unterjähriges Gehalt | Legacy-Gehaltsabrechnung (YTD) |
Umstellung zum Periodenende, sofern möglich. Legacy schließt die Periode ab, die Eröffnungs-TB ist endgültig, und die erste TRANXACT-Periode beginnt neu.
Drei Ebenen von Periodendaten
- P1 · Monatliche Salden (empfohlen) – Nettobewegung pro Konto, Einheit und Dimension, ein Buchungssatz pro Monat, der in der jeweiligen Periode verbucht wird. YTD-, Budget-Ist- und Vergleichsrechnungen; monatlicher Abgleich mit den Altsystemen.
- P2 · Zusammenfassende Journale – Zusammenfassungen nach Kostenstelle, Projekt oder Kundengruppe. Ausführlicher, weiterhin revisionssicher, umfangreicher zu erfassen und abzustimmen; nur für das laufende Geschäftsjahr.
- P3 · Detaillierte Transaktionen – wiedergegebene Dokumente. Eine Ausnahme bildet üblicherweise T-Plus, eine Countdown-Inhaberentscheidung, die im Fit Ledger protokolliert wird. Die standardmäßige Verwendung verstößt gegen Regel 4, und das Legacy-Archiv beantwortet bereits Drilldown-Anfragen.
Periodendaten erhöhen den Abstimmungsaufwand erheblich: Jeder migrierte Monat muss mit den Altdaten verknüpft werden. Beschränken Sie die Daten auf das aktuelle (oder vergleichbare) Geschäftsjahr und bevorzugen Sie monatliche Salden gegenüber Transaktionen.
Die Ladefolge
Abhängigkeiten bestimmen die Reihenfolge: Konfiguration → Referenzstammdaten (Banken, Konditionen, Preislisten, Lager) → Geschäftspartner → Produkte und Mitarbeiter → Anlagen → offene Posten → offene Aufträge → Bestand → Salden (Anfangsbestand plus Periodensalden) → Gehaltsabrechnung (laufendes Geschäftsjahr). Ein Objekt ist erst dann „bereit“, wenn seine Differenz in zwei aufeinanderfolgenden Simulationen null ist.
Calderwood nimmt am 1. Oktober den Betrieb auf, das Geschäftsjahr beginnt am 1. Januar. Der Finanzvorstand benötigt im Oktober von TRANXACT Berichte zum laufenden Geschäftsjahr und zum Soll-Ist-Vergleich. Daher gilt: Für alle Daten wird der Stichtag verwendet, wobei die Saldenliste vom 30. September als Anfangssaldo dient. P1 ergänzt neun monatliche Saldenbuchungen von Januar bis September. Rechnungen ab 2024 verbleiben im schreibgeschützten Archiv, wo sie von den Wirtschaftsprüfern abgerufen werden.
Probier es aus Der Wirtschaftsprüfer von Calderwood möchte von den Vergleichszahlen vom Oktober eine detaillierte Analyse einer bestimmten Rechnung vom März 2026 durchführen. Sollten die März-Rechnungen migriert werden (P3)?
Nein. Die Drilldown-Anfrage wird durch das Legacy-Archiv beantwortet, das schreibgeschützt und abfragefähig bleibt – es handelt sich um die Zeile „Stand + Archiv“ der Scope-Tabelle. P3 würde gegen Regel 4 verstoßen, die Abstimmung vervielfachen und gehört höchstens zu einer T-Plus-Countdown-Entscheidung, die im Fit-Ledger protokolliert ist.