القاعدة الرابعة: انقل الأرصدة التي يمكنك مراجعتها، وليس السجلات التي لا يمكنك مراجعتها. يُحدد لكل عنصر ترحيل نطاق واحد من ثلاثة نطاقات، يتم تحديدها أثناء عملية الاكتشاف، وتُسجل لكل عنصر - مع ذكر السبب - في ورقة نطاق الترحيل الخاصة بمجموعة الأدوات. ويؤثر هذا الاختيار على سجل العناصر، وخطة المحاكاة، وعبء عمل المطابقة.
| نِطَاق | ما الذي يجلبه؟ | الوقت |
|---|---|---|
| اعتبارًا من — الوضع الافتراضي | البيانات الرئيسية، والبنود المفتوحة، والأرصدة الافتتاحية في تاريخ الانتقال | دائماً |
| نقطة — اختيارية | الأرصدة لفترة ما قبل الانتقال، على سبيل المثال، السنة المالية حتى تاريخه | فقط عندما يتطلب ذلك تقرير أو حاجة قانونية |
| الأرشيف — لم يتم نقله مطلقًا | تبقى السجلات التاريخية العميقة في قسم الإرث، وهي للقراءة فقط وقابلة للاستعلام. | دائماً، لكل شيء أقدم |
ما هي الأحمال الحالية، وما الذي يثبت ذلك؟
| هدف | تم التوفيق ضد |
|---|---|
| البيانات الأساسية - العملاء، والموردون، والسلع، والموظفون، والبنوك، وسجل الأصول | عدد السجلات، إجمالي تجزئة الحقول الرئيسية |
| حسابات القبض والدفع المفتوحة | حساب مراقبة حسابات القبض/الدفع = حساب التحكم في دفتر الأستاذ العام |
| أوامر البيع والشراء المفتوحة | تقارير الطلبات المفتوحة |
| المخزون، لكل صنف، والمستودع (الدفعة / الرقم التسلسلي عند استخدامه) | تقييم المخزون = مخزون دفتر الأستاذ العام |
| الأصول الثابتة - التكلفة، والاستهلاك، والعمر المتبقي | سجل الأصول = دفتر الأستاذ العام |
| ميزان المراجعة الافتتاحي لكل حساب، كيان، بُعد | بيانات قديمة سطرًا بسطر - فرق صفري |
| كشوف المرتبات منذ بداية العام، إذا كانت في منتصف العام | تقرير الرواتب القديمة حتى تاريخه |
يتم الانتقال إلى نهاية الفترة عند الإمكان. يقوم النظام القديم بإغلاق الفترة، ويكون جدول الميزانية الافتتاحي نهائياً، وتبدأ فترة TRANXACT الأولى نظيفة.
ثلاثة مستويات من بيانات الفترة
- P1 · الأرصدة الشهرية (موصى بها) - صافي الحركة لكل حساب وكيان وبُعد، قيد واحد شهريًا يُرحّل إلى فترته الخاصة. يُمكن استخدام بيانات السنة حتى تاريخه، والميزانية مقابل البيانات الفعلية، والبيانات المقارنة؛ ويتم مطابقة كل شهر مع البيانات القديمة.
- P2 · ملخصات السجلات — ملخصات حسب مركز التكلفة أو المشروع أو مجموعة العملاء. أكثر ثراءً، ولا تزال قابلة للتدقيق، وتتطلب المزيد من التخطيط والمطابقة؛ السنة المالية الحالية فقط.
- P3 · المعاملات التفصيلية — المستندات المعاد تشغيلها. استثناء، عادةً T-Plus، قرار مالك العد التنازلي المسجل في دفتر الأستاذ المناسب. يخالف هذا القاعدة 4 إذا تم استخدامه افتراضيًا، ويستجيب الأرشيف القديم بالفعل للتحليل التفصيلي.
تُضاعف بيانات الفترة من عمليات المطابقة: يجب ربط كل شهر مُرحّل بالبيانات القديمة. يُفضّل حصرها في السنة المالية الحالية (أو المقارنة)، وتفضيل الأرصدة الشهرية على المعاملات.
تسلسل التحميل
تُحدد التبعيات الترتيب: التكوين ← البيانات المرجعية الرئيسية (البنوك، الشروط، قوائم الأسعار، المستودعات) ← شركاء الأعمال ← المنتجات والأفراد ← الأصول ← البنود المفتوحة ← الطلبات المفتوحة ← المخزون ← الأرصدة (ميزان المراجعة الافتتاحي، بالإضافة إلى أرصدة الفترة) ← كشوف المرتبات منذ بداية العام. يكون العنصر "جاهزًا" فقط عندما يكون فرقه صفرًا في عمليتي محاكاة متتاليتين.
يبدأ تشغيل نظام كالدروود في الأول من أكتوبر، مع سنة مالية تبدأ في الأول من يناير، ويحتاج مديرها المالي إلى تقارير من TRANXACT في أكتوبر تتضمن بيانات السنة المالية الحالية وتقارير مقارنة بين الميزانية الفعلية والميزانية المخططة. لذا: يتم اعتماد البيانات المالية حتى تاريخه، مع اعتبار ميزان المراجعة في 30 سبتمبر هو الرصيد الافتتاحي؛ ويضيف برنامج P1 تسعة قيود محاسبية شهرية، من يناير إلى سبتمبر. تبقى الفواتير من عام 2024 في الأرشيف القديم للقراءة فقط، حيث يقوم المدققون بمراجعتها.
جرب يرغب مدقق حسابات شركة كالدروود في استخراج تفاصيل من بيانات المقارنة لشهر أكتوبر وصولاً إلى فاتورة محددة لشهر مارس 2026. هل ينبغي نقل فواتير مارس (P3)؟
لا. يتم توفير معلومات تفصيلية من خلال الأرشيف القديم، الذي يبقى للقراءة فقط وقابلًا للاستعلام - أي صف "كما هو + الأرشيف" في جدول النطاق. سيؤدي P3 إلى مخالفة القاعدة 4، وتكرار عملية المطابقة، وينتمي، في أقصى الأحوال، إلى قرار مالك العد التنازلي T-Plus المسجل في دفتر الأستاذ Fit.