Правило 4: переносите остатки, которые вы можете проверить, а не историю, которую вы не можете проверить. Каждому объекту миграции присваивается одна из трех областей действия, определяемых в процессе обнаружения и записываемых для каждого объекта — с указанием причины — на листе «Область миграции» в инструментарии. Этот выбор определяет реестр объектов, план моделирования и объем работы по сверке.
| Объем | Что это дает | Когда |
|---|---|---|
| По состоянию на — значение по умолчанию | Основные данные, открытые позиции и начальные остатки на дату перехода. | Всегда |
| Точка — необязательно | Остатки средств за период до перехода на новую систему, например, за текущий финансовый год. | Только в тех случаях, когда этого требует отчет или законодательная необходимость. |
| Архив — так и не был перенесен. | Глубокая история хранится в архиве, доступна только для чтения и может быть подвергнута запросам. | Всегда, для всего старше |
Каковы фактические объемы нагрузки и что это подтверждает?
| Объект | Примирение против |
|---|---|
| Основные данные — клиенты, поставщики, товары, сотрудники, банки, реестр активов. | Количество записей, сумма хэшей ключевых полей |
| Открытые дебиторские и кредиторские задолженности | Анализ сроков погашения дебиторской и кредиторской задолженности = контрольный счет главной книги. |
| Открытые заказы на продажу и покупку | Отчеты об открытых заказах |
| Наличие товара по наименованию и складу (номер партии/серийный номер, где используется) | Оценка запасов = Запасы в главной бухгалтерской книге |
| Основные средства — себестоимость, амортизация, оставшийся срок службы | Реестр основных средств = Главная книга |
| Начальный пробный баланс по счетам, организациям и измерениям | Построчный анализ данных по туберкулезу в старых системах — нулевая разница |
| Заработная плата с начала года (если в середине года) | Отчет о заработной плате за текущий год (по состоянию на рубеже лет) |
Завершение периода, где это возможно. Legacy завершает период, первый TB завершается, и первый период TRANXACT начинается без пропущенных шайб.
Три уровня данных за определенный период
- P1 · Ежемесячные остатки (рекомендуемые) — чистое движение по каждому счету, организации и измерению, одна проводка в месяц, отражаемая в отдельном периоде. С начала года, бюджет против фактических показателей и сравнительная работа; ежемесячная сверка с устаревшими данными.
- P2 · Сводные журналы — сводки по центрам затрат, проектам или группам клиентов. Более подробные, по-прежнему подлежащие аудиту, требуют больше сопоставления и сверки; только для текущего финансового года.
- P3 · Подробные транзакции — воспроизведенные документы. Исключение составляет обычно T-Plus, решение владельца Countdown, зарегистрированное в Fit Ledger. Использование его по умолчанию нарушает правило 4, а устаревший архив уже отвечает на запросы детализации.
Периодические данные усложняют сверку: каждый перенесенный месяц должен быть связан с устаревшими данными. Ограничьтесь текущим (или сравнительным) финансовым годом и отдавайте предпочтение ежемесячным остаткам, а не транзакциям.
Последовательность загрузки
Зависимости определяют порядок: конфигурация → основные справочные данные (банки, условия, прайс-листы, склады) → деловые партнеры → товары и персонал → активы → открытые позиции → открытые заказы → запасы → остатки (начальный баланс плюс остатки за период) → заработная плата за текущий год. Объект считается «готовым» только тогда, когда его дельта равна нулю в двух последовательных имитационных операциях.
Система Calderwood запускается 1 октября, финансовый год начинается 1 января, и финансовому директору компании в октябре необходимы отчеты за текущий год и сравнение бюджета с фактическими показателями от TRANXACT. Таким образом, все данные поступают по состоянию на текущую дату, а пробный баланс на 30 сентября используется в качестве начального баланса; в P1 добавляются девять ежемесячных балансовых проводок за период с января по сентябрь. Счета-фактуры за 2024 год остаются в архиве устаревшей системы только для чтения, где аудиторы могут запрашивать к ним информацию.
Попробуйте! Аудитор компании Calderwood хочет детализировать сравнительные данные за октябрь, чтобы выявить конкретный счет-фактуру за март 2026 года. Следует ли перенести счета-фактуры за март (P3)?
Нет. Детализация данных осуществляется через устаревший архив, который остается доступным только для чтения и запросов — это строка «по состоянию на + архив» в таблице области действия. P3 нарушил бы правило 4, увеличил бы количество сверок и относится, в лучшем случае, к решению владельца T-Plus Countdown, зарегистрированному в Fit Ledger.