নিয়ম ৪: যে ব্যালেন্সগুলো আপনি অডিট করতে পারেন, সেগুলো মাইগ্রেট করুন; যে হিস্ট্রি অডিট করতে পারেন না, তা নয়। প্রতিটি মাইগ্রেশন অবজেক্ট তিনটি স্কোপের মধ্যে একটি পায়, যা ‘ডিসকভার বাই ডুয়িং’-এর সময় নির্ধারণ করা হয় এবং টুলকিটের ‘মাইগ্রেশন স্কোপ’ শীটে কারণসহ প্রতিটি অবজেক্টের জন্য রেকর্ড করা হয়। এই নির্বাচনটিই অবজেক্ট রেজিস্টার, মক প্ল্যান এবং রিকনসিলিয়েশন ওয়ার্কলোডকে চালনা করে।
| পরিধি | এটি যা নিয়ে আসে | যখন |
|---|---|---|
| As-of — ডিফল্ট | কাটওভার তারিখে মাস্টার ডেটা, ওপেন আইটেম এবং প্রারম্ভিক ব্যালেন্স | সর্বদা |
| সময়কাল — ঐচ্ছিক | কাটওভারের পূর্ববর্তী সময়ের ব্যালেন্স, যেমন চলতি অর্থবছরের বর্তমান সময় পর্যন্ত। | শুধুমাত্র যেখানে কোনো প্রতিবেদন বা আইনগত প্রয়োজনে তা আবশ্যক। |
| আর্কাইভ — কখনো স্থানান্তরিত হয়নি | গভীর ইতিহাস লিগ্যাসিতে থাকে, যা শুধুমাত্র পঠনযোগ্য এবং অনুসন্ধানযোগ্য। | সর্বদা, পুরোনো সবকিছুর জন্য |
অ্যাজ-অফ লোড কী, এবং কী তা প্রমাণ করে
| বস্তু | মীমাংসিত |
|---|---|
| মাস্টার ডেটা — গ্রাহক, বিক্রেতা, আইটেম, কর্মচারী, ব্যাংক, সম্পদ রেজিস্টার | রেকর্ড সংখ্যা, মূল-ক্ষেত্রের হ্যাশ মোট |
| খোলা প্রাপ্য এবং প্রদেয় | AR / AP এজিং = জিএল কন্ট্রোল অ্যাকাউন্ট |
| খোলা বিক্রয় এবং ক্রয় আদেশ | খোলা অর্ডার রিপোর্ট |
| মজুদ, প্রতি আইটেম এবং গুদাম অনুযায়ী (প্রয়োজনে লট / সিরিয়াল নম্বর) | স্টক মূল্যায়ন = জিএল ইনভেন্টরি |
| স্থায়ী সম্পদ — ক্রয়মূল্য, অবচয়, অবশিষ্ট আয়ুষ্কাল | সম্পদ রেজিস্টার = জিএল |
| হিসাব, সত্তা, মাত্রা অনুযায়ী প্রারম্ভিক ট্রায়াল ব্যালেন্স | লিগ্যাসি টিবি লাইন বাই লাইন — শূন্য ডেল্টা |
| বছরের মাঝামাঝি হলে, বছর-ভিত্তিক বেতন | লিগ্যাসি পে-রোল YTD রিপোর্ট |
সম্ভব হলে একটি পিরিয়ডের শেষে কাট ওভার করা হয়। লিগ্যাসি পিরিয়ডটি বন্ধ করে দেয়, শুরুর টিবি চূড়ান্ত হয়, এবং প্রথম TRANXACT পিরিয়ডটি পরিষ্কারভাবে শুরু হয়।
সময়কালের তথ্যের তিনটি স্তর
- P1 · মাসিক ব্যালেন্স (প্রস্তাবিত) — প্রতিটি অ্যাকাউন্ট, এনটিটি এবং ডাইমেনশন অনুযায়ী মোট লেনদেন, প্রতি মাসে একটি জার্নাল তার নিজস্ব পিরিয়ডে পোস্ট করা হয়। YTD, বাজেট বনাম প্রকৃত এবং তুলনামূলক তথ্য এতে অন্তর্ভুক্ত থাকে; প্রতি মাস লিগ্যাসির সাথে সমন্বয় করা হয়।
- পি২ · সারাংশ জাবেদা — ব্যয় কেন্দ্র, প্রকল্প বা গ্রাহক গোষ্ঠী অনুযায়ী সারাংশ। আরও সমৃদ্ধ, নিরীক্ষণযোগ্য, বিন্যাস ও সমন্বয়ের জন্য আরও বেশি কিছু; শুধুমাত্র চলতি অর্থ বছরের জন্য প্রযোজ্য।
- P3 · বিস্তারিত লেনদেন — পুনরায় চালানো নথি। একটি ব্যতিক্রম, সাধারণত T-Plus, যা ফিট লেজারে লগ করা একটি কাউন্টডাউন ওনারের সিদ্ধান্ত। ডিফল্টরূপে ব্যবহার করা হলে এটি নিয়ম ৪ লঙ্ঘন করে, এবং লিগ্যাসি আর্কাইভ ইতিমধ্যেই ড্রিল-ডাউনের উত্তর দেয়।
নির্দিষ্ট মেয়াদের ডেটা সমন্বয়ের কাজকে বহুগুণ বাড়িয়ে দেয়: স্থানান্তরিত প্রতিটি মাসকে অবশ্যই পুরোনো ব্যবস্থার সাথে সংযুক্ত করতে হবে। এটিকে বর্তমান (বা তুলনামূলক) অর্থবর্ষের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখুন এবং লেনদেনের পরিবর্তে মাসিক ব্যালেন্সকে প্রাধান্য দিন।
লোড ক্রম
নির্ভরশীলতাগুলো ক্রম নির্ধারণ করে: কনফিগারেশন → রেফারেন্স মাস্টার (ব্যাংক, শর্তাবলী, মূল্য তালিকা, গুদাম) → ব্যবসায়িক অংশীদার → পণ্য ও জনবল → সম্পদ → খোলা আইটেম → খোলা অর্ডার → স্টক → ব্যালেন্স (প্রারম্ভিক টিবি, এবং নির্দিষ্ট সময়ের ব্যালেন্স) → বছর-থেকে-তারিখের বেতন। একটি অবজেক্ট তখনই "প্রস্তুত" হয় যখন পরপর দুটি মক-এ এর ডেল্টা শূন্য হয়।
ক্যাল্ডারউড ১ অক্টোবর থেকে কার্যক্রম শুরু করবে এবং এর অর্থবছর ১ জানুয়ারি থেকে গণনা শুরু হবে। এর সিএফও-এর অক্টোবর মাসেই ট্র্যাঙ্কস্যাক্ট (TRANXACT) থেকে বছর-ভিত্তিক এবং বাজেট-বনাম-প্রকৃত প্রতিবেদন প্রয়োজন। সুতরাং: সবকিছুর জন্য ‘অ্যাজ-অফ’ প্রতিবেদন, যেখানে ৩০ সেপ্টেম্বরের ট্রায়াল ব্যালেন্সকে প্রারম্ভিক ব্যালেন্স হিসেবে ধরা হবে; পি১ (P1) জানুয়ারি থেকে সেপ্টেম্বর পর্যন্ত নয়টি মাসিক ব্যালেন্স জার্নাল যোগ করবে। ২০২৪ সাল থেকে চালানগুলো রিড-অনলি লিগ্যাসি আর্কাইভে থাকবে, যেখান থেকে অডিটররা সেগুলো কোয়েরি করবেন।
চেষ্টা করে দেখুন ক্যাল্ডারউডের অডিটর অক্টোবরের তুলনামূলক তথ্য থেকে মার্চ ২০২৬-এর একটি নির্দিষ্ট ইনভয়েস পর্যন্ত বিস্তারিত দেখতে চান। মার্চের ইনভয়েসগুলো কি স্থানান্তর করা উচিত (P3)?
না। ড্রিল-ডাউনের উত্তর দেয় লিগ্যাসি আর্কাইভ, যা রিড-অনলি এবং কোয়েরিযোগ্য থাকে — অর্থাৎ স্কোপ টেবিলের "as-of + archive" সারিটি। P3 নিয়ম ৪ লঙ্ঘন করবে, রিকনসিলিয়েশনকে বহুগুণে বাড়িয়ে দেবে, এবং এটি বড়জোর ফিট লেজারে লগ করা একটি T-Plus কাউন্টডাউন ওনার সিদ্ধান্তের অন্তর্ভুক্ত।